Цикл обработки заказов

Вводное видео

Видеоролики и детальный пошаговый план, который поможет вам познакомиться с Системой и определить необходимый функционал для решения ваших задач.

                    next.jpg

 

Раздел 1. Знакомство с интерфейсом Системы и настройка почты для отправки запросов поставщикам.

Раздел 1. Знакомство с интерфейсом Системы и настройка почты для отправки запросов поставщикам.

Вводное видео к Разделу 1

 

prev.jpg             next.jpg

Раздел 1. Знакомство с интерфейсом Системы и настройка почты для отправки запросов поставщикам.

Шаг 1.1 Общие принципы навигации по Системе

 

 

prev.jpg               next.jpg

Раздел 1. Знакомство с интерфейсом Системы и настройка почты для отправки запросов поставщикам.

Шаг 1.2 Общие принципы работы с интерфейсом таблиц

 

prev.jpg                 next.jpg

 

Раздел 1. Знакомство с интерфейсом Системы и настройка почты для отправки запросов поставщикам.

Шаг 1.3 Настройка почты для отправки запросов поставщикам

 

Настройка почты для работы с Системой Mertago - ссылка

<< предыдущая статья                    следующая статья >>

Раздел 2. Создание каталога поставщиков

Раздел 2. Создание каталога поставщиков

Вводное видео к Разделу 2

 

prev.jpg                 next.jpg

Раздел 2. Создание каталога поставщиков

Шаг 2.1 Внесение актуальных данных о поставщике

 

Порядок действий:

1 - Создайте свой каталог поставщиков

В первую очередь вносите поставщиков , которые будут вам максимально полезны при работе с заказами- это основные поставщики с которыми ведется постоянная работа. (Категория А по АВС анализу ваших закупок за прошедший год - 20% поставщиков, обеспечивающих 80% всех закупок /оплат на поставщиков)

Пример таблицы для загрузки базы из таблицы EXCEL https://drive.google.com/file/d/13qrys_8MVAYDytTCaRX2zsx54z53qRf0/view

2 - Внесите/Проверьте актуальные контакты основных поставщиков

e-mail и контактный телефон

 

Видео справка:

 

<< предыдущая статья                    следующая статья >>

 

Раздел 2. Создание каталога поставщиков

Шаг 2.2 Автоматизируйте подбор поставщиков

 

Порядок действий:

1 - Занесите основные закупаемые товарные группы в Мой классификатор.

2 - Присвойте всем поставщикам в журнале "Мой поставщики" поставляемые товарные группы

Товарные группы из справочника "Мой классификатор"

3 - Загрузите имеющиеся прайс листы поставщиков

Приоритет поставщикам с большим перечнем поставляемой номенклатуры или наиболее часто выступающими в качестве поставщика. В случае отсутствия данных запросите актуальный прайс-листы или список товаров в формате EXCEL (Возможно загружать только поставляемую/закупаемую номенклатуру без цен )

 

Видео справка:

 

<< предыдущая статья                    следующая статья >>

 

Раздел 2. Создание каталога поставщиков

Шаг 2.3 Добавление нового поставщика в журнал "Мои поставщики"

 

Порядок действий:

1 - Добавьте новую компанию в журнал "Мои поставщики

Чтобы избежать создание дубликатов при внесении нового поставщика, используйте автозаполнение карточки поставщика по ИНН (работает только для контрагентов РФ). В случае отсутствия данных о ИНН поставщика, проведите предварительную проверку уже внесенных поставщиков по наименованию , после получения актуальных данных о ИНН поставщика, обязательно проверьте уже существующие ИНН и внесите их в карточку. В случае нахождения дубликата выберите одну из компаний в качестве основной, дубликат добавьте в черный список с пометкой Дубликат (название основной компании поставщика)

2 - Внесите сайт поставщика

3 - Внести примечание о поставщике

Укажите краткое описание поставляемых товаров, особенности которые могут повлиять на выбор данного поставщика.

4 - Добавьте Контакты поставщика, укажите e-mail для отправки запросов и телефон для переговоров

При внесении второстепенных контактов с e-mail, которые не используются для отправки запросов (например контакты бухгалтерии) уберите галочку "Основной контакт" в карточке

5 - Добавьте поставляемые товарные группы из справочника "Мой классификатор"

6 - Загрузите прайс лист поставщика

При отсутcвии актeального прайс-листа проверьте возможность получения актуального прайса на сайте поставщика в формате таблицы EXCEL, в случае отсутствия такой возможности, направьте запрос прайс листа поставщику на e-mail

 

Видео справка:

 

<< предыдущая статья                    следующая статья >>

 

 

Раздел 3. Основные этапы обработки заказа и контроль закупки

Раздел 3. Основные этапы обработки заказа и контроль закупки

Вводное видео к Разделу 3

 

prev.jpg                 next.jpg

Раздел 3. Основные этапы обработки заказа и контроль закупки

Шаг 3.1. Внесение заказа по заявке

 

Порядок действий:

1 - Получить заказ от покупателя (сделка в CRM) или выбрать закупочную процедуру для оценки/участия

2 - Создать Новый заказ в журнале Мои заказы

3 - Внести наименование, единицы измерения и количество товара из заявки

4 - Добавить ссылку на карточку сделки в вашей CRM в примечание заказа

5 - Выбрать Покупателя по заказу

6 - При необходимости внести наименование заказа и запланированный бюджет закупки

 

Видео справка:

 

<< предыдущая статья                    следующая статья >>

Раздел 3. Основные этапы обработки заказа и контроль закупки

Шаг 3.2 Подбор потенциальных поставщиков

 

Порядок действий:

1 - Выбрать поставщиков из подобранных автоматически по прайсам, при необходимости убрать фильтр по количеству поставщиков, добавить или удалить позиции для запроса у поставщика

2 - При необходимости дополнительных поставщиков для запроса предложений по товару, добавить отметки товарных групп для номенклатуры заказа

3 - Выбрать поставщиков по товарным группам

4 - При необходимости добавить в заказ поставщика вручную

 

Видео справка:

 

<< предыдущая статья                    следующая статья >>

Раздел 3. Основные этапы обработки заказа и контроль закупки

Шаг 3.3 Обработка ответов от поставщиков

 

Порядок действий:

1 - Обработка ответов от поставщиков. Предварительная оценка предложений от поставщиков для внесение в Систему

2 - Обзвон поставщиков в случае отсутствия оперативного ответа

3 - Внесение предложений поставщиков в Систему.

 

Видео справка:

 

<< предыдущая статья                    следующая статья >>

Раздел 3. Основные этапы обработки заказа и контроль закупки

Шаг 3.4 Подготовка Счета/КП покупателю (применяется в случае закупки товаров для дальнейшей реализации)

 

Порядок действий:

1 - Создание черновика предложения покупателю

2 - Уточнение дополнительных расходов на комплектацию и логистику

3 - Расчет и внесение стоимости продажи

4 - Формирование окончательной цены продажи и сроков отгрзуки/поставки

5 - Экспорт КП в Excel . Установить статус Предложение покупателю на Готов к выставлению.

 

Видео справка:

 

<< предыдущая статья                    следующая статья >>

Раздел 3. Основные этапы обработки заказа и контроль закупки

Шаг 3.5 Создание закупки , планирование отгрузки/поступления

 

Порядок действий:

1 - Проставить в КП Позиции согласованные к поставке (применяется в случае закупки товаров для дальнейшей реализации)

2 - Проверить актуальность счетов от поставщиков, запросить при необходимости новые

3 - Создать закупку на поставщика с актуальными наименованиями и ценами. Указать номер счета. Направить счет на оплату

4 - Запланировать и внести данные об отгрузке прикрепить актуальный счет к закупке

5 - Создать задачу с напоминанием на исполнителя (автоматически создается на исполнителя если отгрузка на завтра и позднее)

 

Видео справка:

 

<< предыдущая статья                    следующая статья >>

Раздел 3. Основные этапы обработки заказа и контроль закупки

Шаг 3.6 Контроль поступления товара

 

Порядок действий:

1 - В случаях когда отгрузка занимает более 1 дня , внести данные по состоявшейся отгрузке, указать статус отгрузки "В работе", в ином случае след пункт

2 - Создать поступление на склад, указать актуальные данные по поступлению, наличие сопроводительных документов (оригиналов) Присвоить статус созданному поступлению Поступление.

3 - Создать поступление на склад, указать актуальные данные по поступлению, наличие сопроводительных документов (оригиналов) Присвоить статус созданному поступлению Поступление.

4 - Проверить актуальные данные о поступлении в отчете "поступление на склад"

 

Видео справка:

 

 

<< предыдущая статья