Цикл обработки заказов
- Вводное видео
- Раздел 1. Знакомство с интерфейсом Системы и настройка почты для отправки запросов поставщикам.
- Вводное видео к Разделу 1
- Шаг 1.1 Общие принципы навигации по Системе
- Шаг 1.2 Общие принципы работы с интерфейсом таблиц
- Шаг 1.3 Настройка почты для отправки запросов поставщикам
- Раздел 2. Создание каталога поставщиков
- Вводное видео к Разделу 2
- Шаг 2.1 Внесение актуальных данных о поставщике
- Шаг 2.2 Автоматизируйте подбор поставщиков
- Шаг 2.3 Добавление нового поставщика в журнал "Мои поставщики"
- Раздел 3. Основные этапы обработки заказа и контроль закупки
- Вводное видео к Разделу 3
- Шаг 3.1. Внесение заказа по заявке
- Шаг 3.2 Подбор потенциальных поставщиков
- Шаг 3.3 Обработка ответов от поставщиков
- Шаг 3.4 Подготовка Счета/КП покупателю (применяется в случае закупки товаров для дальнейшей реализации)
- Шаг 3.5 Создание закупки , планирование отгрузки/поступления
- Шаг 3.6 Контроль поступления товара
Вводное видео
Видеоролики и детальный пошаговый план, который поможет вам познакомиться с Системой и определить необходимый функционал для решения ваших задач.
Раздел 1. Знакомство с интерфейсом Системы и настройка почты для отправки запросов поставщикам.
Вводное видео к Разделу 1
Шаг 1.1 Общие принципы навигации по Системе
Шаг 1.2 Общие принципы работы с интерфейсом таблиц
Шаг 1.3 Настройка почты для отправки запросов поставщикам
Настройка почты для работы с Системой Mertago - ссылка
<< предыдущая статья следующая статья >>
Раздел 2. Создание каталога поставщиков
Вводное видео к Разделу 2
Шаг 2.1 Внесение актуальных данных о поставщике
Порядок действий:
1 - Создайте свой каталог поставщиков
В первую очередь вносите поставщиков , которые будут вам максимально полезны при работе с заказами- это основные поставщики с которыми ведется постоянная работа. (Категория А по АВС анализу ваших закупок за прошедший год - 20% поставщиков, обеспечивающих 80% всех закупок /оплат на поставщиков)
Пример таблицы для загрузки базы из таблицы EXCEL https://drive.google.com/file/d/13qrys_8MVAYDytTCaRX2zsx54z53qRf0/view
2 - Внесите/Проверьте актуальные контакты основных поставщиков
e-mail и контактный телефон
Видео справка:
<< предыдущая статья следующая статья >>
Шаг 2.2 Автоматизируйте подбор поставщиков
Порядок действий:
1 - Занесите основные закупаемые товарные группы в Мой классификатор.
2 - Присвойте всем поставщикам в журнале "Мой поставщики" поставляемые товарные группы
Товарные группы из справочника "Мой классификатор"
3 - Загрузите имеющиеся прайс листы поставщиков
Приоритет поставщикам с большим перечнем поставляемой номенклатуры или наиболее часто выступающими в качестве поставщика. В случае отсутствия данных запросите актуальный прайс-листы или список товаров в формате EXCEL (Возможно загружать только поставляемую/закупаемую номенклатуру без цен )
Видео справка:
<< предыдущая статья следующая статья >>
Шаг 2.3 Добавление нового поставщика в журнал "Мои поставщики"
Порядок действий:
1 - Добавьте новую компанию в журнал "Мои поставщики
Чтобы избежать создание дубликатов при внесении нового поставщика, используйте автозаполнение карточки поставщика по ИНН (работает только для контрагентов РФ). В случае отсутствия данных о ИНН поставщика, проведите предварительную проверку уже внесенных поставщиков по наименованию , после получения актуальных данных о ИНН поставщика, обязательно проверьте уже существующие ИНН и внесите их в карточку. В случае нахождения дубликата выберите одну из компаний в качестве основной, дубликат добавьте в черный список с пометкой Дубликат (название основной комgании поставщика)
2 - Внесите сайт поставщика
3 - Внести примечание о поставщике
Укажите краткое описание поставляемых товаров, особенности которые могут повлиять на выбор данного поставщика.
4 - Добавьте Контакты поставщика, укажите e-mail для отправки запросов и телефон для переговоров
При внесении второстепенных контактов с e-mail, которые не используются для отправки запросов (например контакты бухгалтерии) уберите галочку "Основной контакт" в карточке
5 - Добавьте поставляемые товарные группы из справочника "Мой классификатор"
6 - Загрузите прайс лист поставщика
При отсутcвии актeального прайс-листа проверьте возможность получения актуального прайса на сайте поставщика в формате таблицы EXCEL, в случае отсутствия такой возможности, направьте запрос прайс листа поставщику на e-mail
Видео справка:
<< предыдущая статья следующая статья >>
Раздел 3. Основные этапы обработки заказа и контроль закупки
Вводное видео к Разделу 3
Шаг 3.1. Внесение заказа по заявке
Порядок действий:
1 - Получить заказ от покупателя (сделка в CRM) или выбрать закупочную процедуру для оценки/участия
2 - Создать Новый заказ в журнале Мои заказы
3 - Внести наименование, единицы измерения и количество товара из заявки
4 - Добавить ссылку на карточку сделки в вашей CRM в примечание заказа
5 - Выбрать Покупателя по заказу
6 - При необходимости внести наименование заказа и запланированный бюджет закупки
Видео справка:
<< предыдущая статья следующая статья >>
Шаг 3.2 Подбор потенциальных поставщиков
Порядок действий:
1 - Выбрать поставщиков из подобранных автоматически по прайсам, при необходимости убрать фильтр по количеству поставщиков, добавить или удалить позиции для запроса у поставщика
2 - При необходимости дополнительных поставщиков для запроса предложений по товару, добавить отметки товарных групп для номенклатуры заказа
3 - Выбрать поставщиков по товарным группам
4 - При необходимости добавить в заказ поставщика вручную
Видео справка:
<< предыдущая статья следующая статья >>
Шаг 3.3 Обработка ответов от поставщиков
Порядок действий:
1 - Обработка ответов от поставщиков. Предварительная оценка предложений от поставщиков для внесение в Систему
2 - Обзвон поставщиков в случае отсутствия оперативного ответа
3 - Внесение предложений поставщиков в Систему.
Видео справка:
<< предыдущая статья следующая статья >>
Шаг 3.4 Подготовка Счета/КП покупателю (применяется в случае закупки товаров для дальнейшей реализации)
Порядок действий:
1 - Создание черновика предложения покупателю
2 - Уточнение дополнительных расходов на комплектацию и логистику
3 - Расчет и внесение стоимости продажи
4 - Формирование окончательной цены продажи и сроков отгрзуки/поставки
5 - Экспорт КП в Excel . Установить статус Предложение покупателю на Готов к выставлению.
Видео справка:
<< предыдущая статья следующая статья >>
Шаг 3.5 Создание закупки , планирование отгрузки/поступления
Порядок действий:
1 - Проставить в КП Позиции согласованные к поставке (применяется в случае закупки товаров для дальнейшей реализации)
2 - Проверить актуальность счетов от поставщиков, запросить при необходимости новые
3 - Создать закупку на поставщика с актуальными наименованиями и ценами. Указать номер счета. Направить счет на оплату
4 - Запланировать и внести данные об отгрузке прикрепить актуальный счет к закупке
5 - Создать задачу с напоминанием на исполнителя (автоматически создается на исполнителя если отгрузка на завтра и позднее)
Видео справка:
<< предыдущая статья следующая статья >>
Шаг 3.6 Контроль поступления товара
Порядок действий:
1 - В случаях когда отгрузка занимает более 1 дня , внести данные по состоявшейся отгрузке, указать статус отгрузки "В работе", в ином случае след пункт
2 - Создать поступление на склад, указать актуальные данные по поступлению, наличие сопроводительных документов (оригиналов) Присвоить статус созданному поступлению Поступление.
3 - Создать поступление на склад, указать актуальные данные по поступлению, наличие сопроводительных документов (оригиналов) Присвоить статус созданному поступлению Поступление.
4 - Проверить актуальные данные о поступлении в отчете "поступление на склад"
Видео справка: